Version du document: 26/09/2023 21h45

Nouveauté saison 2023-2024

Pour la saison 2023-2024 le HBC Crolles Grésivaudan souhaite utiliser les fonctionnalités du site internet et de la nouvelle application (disponible depuis l’été 2023) pour gérer les convocations aux matchs des joueurs mais également des postes nécessaires pour le bon déroulement d’un match.

Lors de votre inscription au club vous avez dû créer un compte de connexion sur notre site internet. Il vous sera utile tout au long de la saison

Pour les nouveaux au club, une page qui explique les détails pour l'organisation d'un match est disponible ici: LIEN
Ou via le menu: Saison -> Organisation d'un match

Liens rapides:

• L'application pour smartphone
• L'essentiel à retenir pour les comptes de connexions et les fiches adhérents
• Votre espace personnel sur notre site
• L'essentiel pour les joueurs (ou ses parents)
• Indiquer ses indisponibilités pour les matchs
• L'essentiel pour les parents coordinateurs
• L'essentiel pour les coachs
• Modes d'emploi détaillés

Tout en bas de cette page, 3 documents:

1. Mode d'emploi complet pour les coachs pour réaliser les convocations
2. Mode d'emploi complet pour les joueurs / parents de joueurs pour répondre aux convocations
3. Mode d'emploi complet pour les parents coordinateurs pour remplir les convoctions liées à l'organisation d'un match

L'Application pour smartphone:

Depuis l’été 2023, Kalisport (notre fournisseur pour le site internet spécialiste des clubs sportifs)
propose son application pour smartphone:
Google Play:
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.kalevn.kalisport&gl=FR
AppStore:
https://apps.apple.com/fr/app/kalisport/id163398454

Une fois installée, vous devez:

1. Sélectionner notre club: HBC Crolles Grésivaudan ou donner le code 8UQQWT
2. Vous connecter avec votre compte de notre site internet

L'essentiel à retenir pour les comptes de connexions et les fiches adhérents:

Le compte de connexion pour l'application et le site internet est celui que vous avez utilisé pour votre inscription.

Un compte de connexion est un compte qui permet d'accéder aux services du club (intranet). Vous avez dû en créer un au moment de votre inscription. Un compte de connexion peut gérer plusieurs adhérents:
Exemples:

• 1 parent créé son compte pour inscrire ses 2 enfants aux club
• 1 parent inscrit au club avec son fils

Un adhérent est une personne inscrite au club et qui possède normalement une licence (joueur ou dirigeant).
Un adhérent peut être géré par plusieurs comptes de connexions:
Exemples:

• 1 enfant dont le père et la mère ont chacun leur compte de connexion pour répondre aux convocations
• 1 enfant peut être géré par ses 2 parents et son propre compte: (3 comptes de connexions sont rattachés à 1 seul adhérent)

Si vous avez besoin de plusieurs comptes de connexions:
Après avoir créé votre compte sur notre site. Merci d'adresser votre demande de rattachement à un adhérent à hbccrolles@hbc-crolles.fr en précisant:

• le nom du compte de connexion (l'adresse mail)
• Les nom / prénom /  équipe de l'adhérent concerné

Quand un compte gère plusieurs adhérents, bien penser à sélectionner le bon profil pour réaliser les opérations décrite ici.

Votre espace personnel sur notre site

Votre compte de connexion de notre site internet vous permet d'accéder à votre Espace personnel
(Mon Espace en haut à droite sur notre site).
Vous accédez à une page avec un menu comme celui-ci:

L'essentiel à retenir pour les joueurs ou ses parents:

Quand le coach publie une sélection pour un match, le joueur reçoit l’information:

• Par un message électronique
• Par une notification dans l’application Kalisport

Le message est envoyé aux adresses mails renseignées dans la fiche de l’adhérent.

Attention: Cette outil de convocation n'est pas un sondage pour savoir qui est disponible ou non !
Vous devez rentrer sur votre profil vos dates de disponibilité et d'indisponibilité: Voir plus loin

Lorsque vous êtes convoqués à un match, utiliser la zone commentaires liée à cet évenement pour disucter de l'organisation (co-voiturage, qui amène gâteaux ou boisson,...).
Ainsi seules les personnes convoquées à ce match sont notifié de la discusion et il est beaucoup plus facile de retrouver une information (qui a besoin de voiture, qui y va direct,...).
La messagerie WhatsApp est ainsi allégée.....

Le parent et/ou joueur peuvent répondre de 3 méthodes différentes à une convocations:

1- Répondre via le message électronique reçu, il suffit de cliquer sur OUI ou NON  dans le message:

2 - Répondre via l’application il suffit de cliquer sur Présent ou Absent

3- Répondre directement depuis le site internet:

Dans “Programme” il faut sélectionner sur le match concerné puis Il faut cliquer sur “Répondre”  dans la case du joueur.

Indiquer ses indisponibilités pour les matchs:

Pour la bonne gestion des convocations il est nécessaire d'indiquer si le joueur est idisponiblle ou non  sur certaines dates ou sur une période (blessure,...). Pour cela vous pouvez le faire depuis votre espace personnel sur notre site internet ou depuis l'application:

Depuis le site internet:

Depuis le menu à gauche dans votre Espace Personnel dans la sestion 'Mon profil":

Mon profil --> Mes dispo/indispos

Depuis l'application:

Sélectionner en bas l’onglet “ Plus” puis “Mes disponibilités/ indisponibilités”

l'essentiel à retenir pour les parents coordinateurs:

Un certain nombre de postes sont nécessaires dans l’organisation d’un match. Ainsi il a été définis les postes suivants:

• Table de marque - Secrétaire: Obligatoire, tenu par un parent licencié ou joueur majeur.
• Table de marque - Chronométreur: Obligatoire, tenu par un parent licencié ou joueur majeur.
• Responsable de salle: Obligatoire, tenu par un parent licencié ou joueur majeur.
• Responsable Buvette: Pas besoin d’être licencié
• Gâteau: Pour indiquer qui amène un gâteau pour la buvette d’après-match.
• Boisson: Pour indiquer qui amène une boisson pour la buvette d’après-match.
• Lavage des maillots: Pas besoin d’être licencié
• Voiture: Pour les matchs à l’extérieur

Il y a une petite contrainte sur le site internet: Seuls les membres du staff d’une équipe peuvent gérer les convocations sur ces différents postes.

Ainsi il est défini les catégories suivantes pour le staff d’une équipe:

• Les Coachs
• Les Parents licenciés
• Parents référents (ou coordinateurs)

L’idée est que :
1) chaque parent licencié “s’auto-convoque” sur un des postes Table de marque ou responsable de salle.
2) les parents coordinateurs  inscrivent les bons noms sur les autres postes (buvette, gâteau...)

L’outil de gestion des convocations n’est pas un outil pour faire un sondage pour savoir qui peut ou non tenir un poste. Sinon cela génère de nombreux mails et notifications dans l'application.

Pour savoir qui tient quel poste, cela peut se discuter dans le groupe whatsapp de l’équipe par exemple. Ensuite un des parents membres du staff inscrit (ou “convoque”) la bonne personne sur le bon poste. Cette dernière confirme sa présence en acceptant la convocation.

L'essentiel à retenir pour les coachs:

ATTENTION: C’est un gestionnaire de convocations, Ce n'est pas pas un outil pour savoir qui est disponible ou non.
En théorie les joueurs auront renseigné leurs indisponibilités sur leur profil (via l'application ou le site web).
Un joueur qui n'aura rien renseigné pour un week-end (disponible ou non) peut être considéré comme disponible. Mais vous pouvez imposer pour faciliter la gestion de votre équipe d'avoir une information clair de la part de vos joueurs pour savoir s'il sont disponibles ou non.

Pour un match il faut donc convoquer 12 joueurs. Si l’un d'eux ou plusieurs répondent finalement “Absent” vous pourrez convoquer un ou plusieurs personnes en plus.
Sachant qu'une personne qui répond "Absent" aurait dû renseigner son indisponibilité en avance via son profil (sauf cas de force majeur bien sûr).