Le club recommande à ses adhérents de maximiser le recours au covoiturage pour les déplacements. Cela favorise l’esprit d’équipe et réduit leur impact environnemental.
Les joueurs ou parents des joueurs sont priés de véhiculer leur coach qui investit beaucoup de temps pour l’équipe et n’est pas censé, en plus, faire usage de son véhicule personnel.
Le document ci-dessous donne les détails et conditions nécessaires à l’indemnisation des déplacements. Le club cherche à indemniser avec justesse et équité les conducteurs quel que soit le collectif et tout en maîtrisant ses dépenses.

Déplacements de plus de 100 kms:

Dans le cas de déplacements de plus de 100 kms (100 kms aller, soit 200 kms aller/retour) le club :

• met à disposition un minibus de location de 9 places
• met à disposition 2 badges télépéages
• rembourse les frais pour 2 voitures  particulières

Minibus de location 9 places

Le minibus est réservé par le référent déplacements du club.

Avant le départ:

Quelques jours avant le départ, envoyer au format numérique le permis de conduire du conducteur au bureau et au référent transport afin que le bureau puisse effectuer la réservation du minibus.

Le départ:                                    

Le minibus est à récupérer par un joueur de l’équipe ou le parent d’un joueur chez Autolocation à Crolles (914 avenue Ambroise Croizat) aux horaires d’ouverture. Le samedi 8h-12h 14h-18h30. Prévoir le temps de faire l’état des lieux du véhicule et de signer les papiers. Vérifier que le kilométrage sur le contrat correspond bien au kilométrage réel du véhicule. Le conducteur doit présenter son permis de conduire.    

                                          
Le retour

Le minibus est à ramener au même endroit aux horaires d’ouverture également, avec le plein de carburant. Le plein pourra être fait à la pompe de Casino ou de Carrefour à Crolles. L’agence Autolocation est fermée le dimanche. Les retours de week-end se font le lundi avant 8h30, l’agence ouvrant à 8h.

Le remboursement des frais

Le conducteur sera remboursé par le club des frais d’essence et de péage sur justificatifs. Le formulaire de note de frais est disponible sur le site sous Saison/Documents Utiles. Remarque : si la pompe n’a pas délivré de ticket à cause d’une défaillance prendre une photo de l’écran.

La note de frais accompagnée des justificatifs originaux doit être transmise au(à la) trésorier(ère) au plus tard 15 jours après le déplacement.
Les badges télépéage sont à ramener au plus tôt au référent déplacements.
Le club tolère que la distance parcourue par le véhicule dépasse de 10km la distance A/R Crolles-gymnase adverse mais pas plus.                

Il n’est pas autorisé de :

• Stationner le véhicule la nuit au domicile d’un joueur ou du parent d’un joueur du club.
• Faire une tournée de ramassage des joueurs de l’équipe
• Utiliser le véhicule pour un usage personnel
• Utiliser le véhicule pour un usage autre que de transporter les joueurs de l’équipe à leur match

Remarque 1 : Il peut arriver que la location d’un minibus permettre le déplacement de 2 équipes à la suite. Le référent déplacements organisera la transmission des clés entre les conducteurs.
Remarque 2 : Le club a demandé à bénéficier du minibus de la MJC. Ce véhicule pourra également être utilisé pour des déplacements.
Remarque 3 : L’appréciation de la limite des 100km est réservée à la direction du club. La direction se laisse le droit de déroger à la règle dans des circonstances particulières.

Frais pour 2 voitures personnelles

Le club rembourse également des frais de déplacement pour 2 voitures personnelles en plus du minibus. A savoir :

• Un barème kilométrique (barème des associations à 0.324€/km) est appliqué sur la distance Crolles-gymnase adverse donnée par Google maps
• Les péages sur production des justificatifs.
• Le modèle pour les notes de frais se trouve ici: Saison -> Documents Utiles

Ces voitures doivent transporter au moins 2 joueurs. Par exemple, les voitures qui ne transportent que des parents ne sont pas indemnisées.
La note de frais accompagnée des justificatifs originaux doit être transmise au(à la) trésorier(ère) au plus tard 15 jours après le déplacement.

Déplacements de moins de 100 kms, abandon de créances:

Le club ne rembourse pas à proprement parler de frais pour les déplacements de moins de 100km. Néanmoins, comme il est stipulé dans le règlement intérieur, les conducteurs de véhicules ayant transporté au minimum 2 joueurs peuvent ajouter à leur déclaration d’impôts un abandon de créances.
Les frais engagés peuvent être déclarés comme un don aux associations et organismes d’intérêt général. Ils donnent lieu à une réduction d’impôts.
4 véhicules peuvent le faire à chaque match.
Pour cela il faut :

• Conserver les tickets de péages et noter les kilomètres parcourus au fur et à mesure
• Remplir le formulaire disponible sur le site du club sous Saison -> Documents Utiles avec pour chaque match : date, heure, équipes rencontrées, lieu, km, péages, joueurs transportés
• Présenter le formulaire au bureau avant le 15 janvier,

Le bureau valide en remettant au conducteur un formulaire Cerfa à conserver en cas de contrôle de l’administration fiscale.